Open Space Technology: desconferencias para generar conexiones

¿Qué es la tecnología del Open Space?

El Open Space es una dinámica colaborativa diseñada originalmente por Harrison Owen, que ayuda a las organizaciones, grupos y comunidades a operar con altos niveles de diálogo, pasión y compromiso. 

Es una herramienta que sirve para compartir conocimiento, debatir y aprender sobre algún tema. Puede durar varias horas o días y, a diferencia de las conferencias planificadas previamente, en este tipo de encuentros, los temas, participantes, speakers, moderadores y facilitadores, se distribuyen orgánicamente una vez arribados al evento. 

De manera que el Open Space está más autoorganizado por los invitados y menos por el organizador convocante. Si bien un mínimo de planificación sigue siendo esencial para garantizar algunas cuestiones de logística, se precisa mucho menos planificación previa gracias al espíritu flexible y espontáneo de la dinámica. 

¿Para qué te puede servir el Open Space en Comunicación?

El Open Space te puede ayudar a generar sinergia entre áreas que normalmente no se comunican y que necesitan generar nuevas conexiones entre las personas que las integran. 

Lo interesante de esta dinámica es que como las personas son invitadas no sólo a escuchar sino también a proponer temas, hace que todo el que tiene algo para decir pueda hacerlo. 

A la vez, quien tiene un problema o una duda técnica que necesita resolver, puede llevarla y proponer una sesión para trabajarla horizontalmente con sus colegas.

Es una muy buena herramienta para romper silos reales entre personas. Y también “silos mentales”, es decir, sesgos heredados de la jerarquía, la personalidad, la cultura de la organización, entre otras causas. 

Está probado que la innovación, la disrupción y la creatividad son más difíciles de sostener en ambientes jerárquicos y dogmáticos, que en aquellos donde la horizontalidad, colaboración y la transparencia son moneda corriente. 

Por eso el Open Space es tan genuino en este sentido, ya que permite a cada individuo sentirse un poco más libre para despertar su propia curiosidad acerca de algo que no sabía así como conocer nuevas perspectivas en un dominio en el que se consideraba experto.

¡Pero no tenemos por qué limitar el uso del Open Space a la Comunicación Interna! Las áreas de Marketing, Sostenibilidad, Asuntos Corporativos, entre otras, pueden utilizarlo también. 

Por ejemplo, el Área de Compras puede organizar uno para conocer mejor a sus proveedores estratégicos y generar oportunidades de colaboración donde en principio no se veían.

¿Cómo se realiza? 

Más allá del contexto de que se trate, sea un congreso, una convención, una reunión interna, o el tema global bajo el cual los participantes han sido convocados, la agenda de las presentaciones es desconocida hasta que las personas llegan. 

¿Pero, por qué? porque ésta termina de consensuarse a través de una pequeña ceremonia introductoria llamada Market Place. Allí todos los participantes tienen la oportunidad de presentar brevemente un tema, una pregunta o un debate, que será el que guíe cada una de las sesiones del Open Space. 

Entonces, luego de presentar cada uno su propuesta (bajo el formato 1×1, es decir: 1 minuto por tema para cada persona), deberá pegar la hoja con el tema y su nombre en una grilla que delimita una serie de horarios y salas disponibles. Así, todos tienen realmente la oportunidad de ser presentadores o moderadores de alguna sesión o taller. 

Concluido el Market Place, los participantes podrán decidir libremente a qué sesiones asistir durante las próximas horas o días. De esta manera, estamos en presencia de un encuentro autoorganizado, toda vez que el detalle del cronograma de conferencias se define in situ, minutos antes de partir. 

Por eso se dice también que el Open Space es un tipo de “desconferencia”, en tanto deconstruye y transforma el paradigma clásico de las conferencias y congresos habituales.

Los 4 principios del Open Space

1. Horizontalidad: Cualquier persona que presente una sesión o que quiera asistir a una es la adecuada. Aquí no hay jerarquía que valga, excepto quizá momentáneamente durante la facilitación del Market Place, que es guiada por uno o más voluntarios. 
2. Foco: Cualquier cosa que esté sucediendo es lo que debería haber sucedido. Para generar sinergia y colaboración es fundamental que los participantes se entreguen completamente al Open Space y se concentren en lo que está sucediendo aquí y ahora, y nada más.
3. Sentido de la oportunidad: Cuando empieza, empieza. Este principio ayuda a superar la falta de un cronograma detallado previo al Open Space y enfatiza la creatividad, la espontaneidad y la innovación.
4. Eficiencia: Se acaba cuando se acaba. Esto fomenta que los participantes no desperdicien el tiempo y, por el contrario, que cambien a otro tema cuando una discusión deja de ser fructífera para ellos.

La ley de los dos pies

Una vez comenzado el Open Space, tendremos varias charlas, talleres o discusiones corriendo en paralelo en diferentes salas. Entonces, si en algún momento sienten que no están aprendiendo o aportando nada, todos los participantes son libres para moverse de una sala a otra: usando sus dos pies. 

Algunas precauciones que puedes tomar si tu organización no está madura aún

Nos gusta decir que el Open Space puede ser una de esas cosas que es tan simple… que a veces cuesta entenderla. Este tipo de dinámicas funciona mejor cuando los participantes están dispuestos a pensar críticamente, reflexionar con honestidad y compartir abiertamente. 

Al igual que en el caso de otras prácticas ágiles (o que la Agilidad ha ido incorporando, ya que en este caso su origen no tiene que ver directamente con la Agilidad*), el Open Space puede ser un buen “tester de mindset” para tu organización. 

Si las personas no están acostumbradas a decir lo que piensan, si pesa mucho sobre ellas la jerarquía, si no hay un mínimo de seguridad psicológica que garantice que puedan plantear temas y atreverse a hacer preguntas abiertas o proponer debates y talleres para compartir con sus colegas, es difícil que prenda. Por eso es muy importante no escatimar esfuerzos para explicar correctamente el Open Space tanto a sponsors como a participantes.

Sin embargo, como siempre decimos, la mejor promoción de todo este tipo de dinámicas que un Comunicador Agente de Cambio puede hacer, consiste en trabajar todos los días abonando el terreno para que estas iniciativas encuentren áreas fértiles para germinar y madurar. 

Por eso es tan importante trabajar en el mindset, la cultura de liderazgo y el empoderamiento, rotando permanentemente el “suelo” de la cultura de la compañía para que la mentalidad de apertura a la colaboración y la innovación pueda irse integrando a todo nivel, empezando por el CEO y sus reportes.

* El Open Space comenzó con esfuerzos de Harrison Owen en la década de 1980 y luego fue adoptada por muchos innovadores, facilitadores y agilistas. +Info: https://www.openspaceworld.org/
** Crédito imagen: Open Space facilitado por Agile Comms en el Congreso Iberoamericano de Comunicación Interna – Santiago de Chile, 2019.

***Guía del usuario del Open Space en español por Harrison Owen

Preguntas para considerar:

¿Qué tan maduro estás como comunicador para experimentar con el Open Space? 🤔

¿Qué tan capaces son hoy los líderes de tu organización de compartir en ambientes distendidos con el resto de los colaboradores? 👑

¿Qué necesitas para animarte a organizar tu primer Open Space? 💪

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